Aggiornato a ottobre 2026. Per tenere traccia delle spese ci sono tre metodi: a mano, su un quaderno o con il kakebo; con Excel o Google Sheets e l'estratto conto scaricato dall'home banking; con un'app collegata al conto in sola lettura. Nessuno vede da solo i contanti, usati ancora nel 61% dei pagamenti nei negozi (Banca d'Italia, 2024).
Apri il tuo foglio, o il tuo quaderno. Qual è l'ultima riga? Se è di martedì scorso, bene. Se è di marzo, non sei l'unico, e non è pigrizia: il metodo non si è rotto, si è fermato la settimana in cui avevi altro da fare. Qui sotto trovi i tre metodi, quanto tempo chiede ciascuno, cosa gli sfugge e una routine settimanale che funziona con tutti e tre.
I punti chiave
- A mano scrivi ogni spesa quando la fai: massima attenzione, ma basta saltare qualche giorno per perdere il filo
- Excel con l'estratto conto chiede una sessione a settimana: scarichi, incolli, dai una categoria a ogni riga
- Un'app collegata al conto tramite l'open banking (PSD2) legge i movimenti da sola: ti resta da leggere
- Contanti e Satispay sfuggono a tutti: l'estratto conto mostra il prelievo e la ricarica, non dove sono finiti i soldi
- Il Reset della domenica: una sessione fissa a settimana e una sola domanda alla fine, con qualsiasi metodo
Come tenere traccia delle spese: i tre metodi a confronto
Tutti e tre i metodi registrano entrate e uscite. La differenza sta in chi fa il lavoro e in quando lo fa. Le stime di tempo qui sotto partono da un mese tipo di una persona con un conto e una carta: circa venti movimenti alla settimana.
Tre modi di tenere traccia delle spese. Tempi indicativi per circa venti movimenti alla settimana, nostra stima.
| Metodo | Tempo alla settimana | Rischio di mollare | Cosa gli sfugge |
|---|---|---|---|
| Quaderno o kakebo | Un minuto per spesa, ogni giorno: circa 20 minuti in tutto | Alto: basta saltare qualche giorno | Le spese che dimentichi di scrivere |
| Excel o Google Sheets con l'estratto conto | Una sessione di 20-30 minuti: scaricare, incollare, dare le categorie | Medio: regge se la sessione ha un giorno fisso | Il dettaglio di contanti e Satispay; i conti di cui non scarichi il file |
| App collegata al conto | Circa 10 minuti per leggere e correggere qualche categoria | Basso: i movimenti arrivano anche nelle settimane storte | Contanti, dettaglio Satispay e i conti non collegati |
Se cerchi prima un metodo di bilancio, qualunque sia lo strumento, parti dalla guida su come gestire il bilancio familiare; se ti interessa organizzare lo stipendio dal giorno dell'accredito, c'è quella su come gestire lo stipendio.
Metodo 1: tenere traccia delle spese a mano, sul quaderno o con il kakebo
Tenere traccia delle spese a mano vuol dire scrivere ogni uscita quando la fai, su un quaderno, un'agenda o una nota del telefono. Il kakebo, il metodo giapponese che in Italia è diventato un piccolo classico in libreria, aggiunge una cosa: a inizio mese scrivi quanto vuoi mettere da parte, a fine mese ti chiedi come è andata.
Come si fa
- Una riga per spesa: data, cosa, quanto, e se hai pagato con carta, contanti o Satispay.
- Poche categorie: spesa alimentare, casa e utenze, trasporti, ristoranti e bar, abbonamenti, altro.
- Una somma a settimana, categoria per categoria.
Funziona quando i movimenti sono pochi, quando paghi spesso in contanti o quando vuoi che il gesto stesso di scrivere ti faccia riflettere prima di ripetere una spesa: nessun altro metodo dà quell'attenzione. Smette di funzionare quando i movimenti diventano qualche decina al mese, con più carte e più conti: basta dimenticarne qualcuno perché i conti non tornino, e dati incompleti danno un quadro falso. Se vuoi dividere i contanti per categoria prima di spenderli, c'è il metodo delle buste.
Metodo 2: tenere traccia delle spese con Excel e l'estratto conto
Con un foglio di calcolo non scrivi ogni spesa: la recuperi dall'estratto conto. Excel, Google Sheets e LibreOffice Calc vanno bene allo stesso modo; gli ultimi due non costano nulla. Il lavoro vero è dare una categoria alle righe, una per una. Se per ora ti basta una stima del mese, voce per voce, usa il calcolatore delle spese mensili.
Le colonne da copiare
Cinque colonne bastano. Copia l'intestazione e tieni una riga per movimento; le righe qui sotto sono esempi, non movimenti reali.
| Data | Voce | Importo | Categoria | Metodo di pagamento |
|---|---|---|---|---|
| 06/10/2026 | Esselunga | -64,20 | Spesa alimentare | Carta |
| 06/10/2026 | Enel Energia, bolletta luce | -78,00 | Casa e utenze | Addebito SDD |
| 07/10/2026 | Bar sotto l'ufficio | -3,50 | Ristoranti e bar | Satispay |
| 08/10/2026 | Mercato, frutta e verdura | -12,00 | Spesa alimentare | Contanti |
Per il totale di una categoria: =SOMMA.SE(D:D;"Spesa alimentare";C:C). Con una tabella pivot su «Categoria» e «Importo» ottieni tutti i totali in una volta.
Come si fa, una volta a settimana
- Scarica. Entra nell'home banking e cerca, nella lista movimenti, la voce per esportarli in un file, spesso CSV o Excel. Ogni banca organizza i menu a modo suo e il formato del file cambia.
- Incolla e pulisci. Porta date, descrizioni e importi nelle colonne del foglio. Se vedi caratteri strani al posto delle lettere accentate, apri il file con il foglio di calcolo e salvalo di nuovo in UTF-8.
- Dai le categorie. La prima parola della riga ti dice già di che movimento si tratta: la tabella qui sotto raccoglie le sigle più comuni.
- Aggiungi a mano contanti e spese Satispay, che sull'estratto conto non hanno dettaglio.
Le righe più comuni di un estratto conto italiano e come trattarle. Le descrizioni sono esempi, non movimenti reali.
| Riga sull'estratto conto | Che cos'è | Nel foglio |
|---|---|---|
| PAGAMENTO POS | Pagamento con carta in negozio, seguito da città e nome dell'esercente | La categoria del negozio |
| ADDEBITO SDD (sugli estratti più vecchi RID) | Addebito diretto ricorrente: bollette, assicurazioni, rate | Casa e utenze, o la voce del creditore |
| BONIFICO | Bonifico in entrata o in uscita; la causale dice il perché | Dipende dalla causale |
| PRELIEVO BANCOMAT | Contanti ritirati allo sportello | Non è ancora una spesa: segni i contanti quando li spendi |
| RICARICA SATISPAY | Ricarica del saldo Satispay dal tuo IBAN | Un trasferimento: il dettaglio delle spese resta in Satispay |
| PAGAMENTO PAGOPA, DELEGA F24 | Pagamenti alla pubblica amministrazione, imposte e contributi | Tasse e imposte |
Le sigle sono spiegate anche nella guida di ContiCarte su come leggere un estratto conto. Per gli addebiti ricorrenti conviene partire dall'elenco delle domiciliazioni attive del conto, che la banca mostra in una sezione a parte: come trovarlo lo spiegano le guide per le domiciliazioni su Intesa Sanpaolo e per le domiciliazioni su UniCredit; se una parte delle spese passa da una carta Revolut, c'è la guida ai pagamenti ricorrenti su Revolut.
Dove Excel perde
Il foglio comincia a cedere quando i conti sono due o tre, in banche diverse: un file da scaricare per ogni banca, colonne e formati diversi, una serata invece di mezz'ora. Poi c'è la voce «Altro», che a fine mese è più grande della spesa alimentare perché tre settimane fa hai avuto una giornata pesante e cinque spese non le hai segnate. Alcune banche mostrano i conti di altre banche nel proprio internet banking, come fa Intesa Sanpaolo con XME Banks, ma il file dei movimenti, di solito, lo scarichi ancora banca per banca.
Come pagano gli italiani, e cosa resta fuori dal tracciamento
Fonti: Banca d'Italia, Approfondimento n. 68 sui dati BCE SPACE 2024 (2025), Osservatorio Innovative Payments, Politecnico di Milano
Metodo 3: tenere traccia delle spese con un'app collegata al conto
Un'app collegata al conto è uno strumento che legge i movimenti bancari e li mette in categoria senza che tu scriva nulla. Si collega alla banca tramite l'open banking previsto dalla direttiva europea PSD2: accedi dalla pagina ufficiale della tua banca e autorizzi la sola lettura, l'app non può fare bonifici. Come funziona e perché è sicuro lo spiega la guida all'open banking; i passaggi pratici sono in collegare il conto corrente a un'app.
Cosa fa al posto tuo
Ogni pagamento con carta, bonifico o addebito diretto arriva da solo e finisce in categoria: Esselunga in spesa alimentare, Q8 in carburante, Netflix in abbonamenti. Qualche movimento il primo mese va corretto, un bonifico al meccanico o una spesa in farmacia fatta per un altro, ma la voce «Altro» smette di crescere per dimenticanza. E i conti di banche diverse stanno nella stessa vista: lo spiega la guida all'aggregatore di conti correnti.
Cosa fa Martia, e cosa no
Martia aggiunge una cosa che il foglio non può fare: rispondere. Le chiedi «quanto ho speso al bar a settembre?» o «cosa è cambiato rispetto ad agosto?» e la risposta arriva dai tuoi movimenti, non da una formula. Detto chiaramente quello che non fa: Martia non ha l'inserimento manuale delle spese, quindi contanti e dettaglio Satispay restano fuori, e non esporta file CSV o Excel. Costa 9 € al mese o 59 € all'anno, è sull'App Store e su Google Play e funziona anche nel browser del computer, e il collegamento con la banca va riconfermato al massimo ogni 180 giorni (Regolamento delegato (UE) 2022/2360): quando scade, trovi la banca con il pulsante «Ricollega banca». Se vuoi confrontare le alternative, c'è la classifica della migliore app per il bilancio familiare; se cerchi soprattutto un'app da usare sul telefono, il confronto delle app per gestire le spese mensili guarda prezzi in euro, iPhone e Android.
Stanco di copiare movimenti nel foglio?
Collega il conto una volta, in sola lettura, e chiedi a Martia in italiano: «quanto ho speso di spesa alimentare questo mese?». La risposta arriva dai tuoi movimenti veri, senza scrivere un importo.
Contanti e Satispay: quello che nessun metodo vede da solo
In Italia non è un dettaglio. Secondo la Banca d'Italia, sui dati dell'indagine SPACE della BCE, nel 2024 il contante è stato usato nel 61% dei pagamenti nei negozi e ha coperto il 49% del loro valore. Dei contanti l'estratto conto mostra solo il PRELIEVO BANCOMAT; di Satispay solo la RICARICA SATISPAY dal tuo IBAN. Né il foglio né un'app collegata sanno dove sono finiti quei soldi.
Esempio: un mese tra carta, Satispay e contanti
- Un conto corrente e una carta di debito.
- 34 pagamenti con carta in un mese, in negozio e online.
- 4 addebiti SDD: luce, gas, telefono, assicurazione.
- 3 ricariche Satispay da 50 €, spese poi al bar e dal fruttivendolo.
- 14 pagamenti in contanti, per circa 160 € in tutto.
Un'app collegata al conto vedrebbe da sola 41 righe su 55: i 34 pagamenti con carta, i 4 addebiti e le 3 ricariche. Delle ricariche vedrebbe solo «RICARICA SATISPAY», non il bar e il fruttivendolo. I 14 pagamenti in contanti, circa 160 €, andrebbero segnati a mano in ogni caso. Segnando tutto a mano sarebbero 55 annotazioni al mese. La combinazione che lascia sfuggire meno è un metodo automatico per il conto e la penna solo per i contanti.
Due soluzioni pratiche. La prima: tieni solo i contanti su un quaderno o in una nota del telefono, e lascia il resto all'estratto conto o all'app. La seconda: usa la carta anche per le piccole spese, così finiscono sull'estratto conto da sole. Curioso, ma significativo: sempre secondo la Banca d'Italia, solo il 33% dei consumatori dice che il contante dà un quadro chiaro delle proprie spese.
La routine di 10 minuti: il Reset della domenica
Il Reset della domenica (metodo Martia) è una routine fissa, una volta a settimana e sempre nello stesso momento, per mettere in ordine le spese con qualsiasi metodo. La sua forza non è lo strumento: è ripetere sempre gli stessi quattro passi. Con un'app collegata al conto bastano circa dieci minuti; con il foglio aggiungi il tempo per scaricare e ordinare i movimenti.
- Raccogli. Domenica sera, per esempio. Con il foglio scarica dall'home banking i movimenti degli ultimi sette giorni; con un'app aprila e basta.
- Ordina. Dai una categoria a ogni movimento: spesa alimentare, casa e utenze, trasporti, ristoranti e bar, abbonamenti. Con un'app correggi solo quelli sbagliati.
- Aggiungi i contanti. Nel foglio o nel quaderno segna a mano quello che hai pagato in contanti o con il saldo Satispay.
- Una domanda. Guarda i totali della settimana per categoria e fatti una sola domanda: quale spesa non mi aspettavo? Quale bolletta è salita? Scrivi la risposta in una riga.
Perché una volta a settimana?
Il reset settimanale evita due trappole: controllare solo a fine mese, quando non puoi più correggere niente, e controllare ogni giorno, che è facile abbandonare. Un appuntamento fisso a settimana è abbastanza frequente per reagire e abbastanza raro da durare.
Dopo un mese hai il primo totale vero. Per capire se è alto o basso, confrontalo con i dati ISTAT su quanto spende una persona al mese o su quanto spende una famiglia al mese, e cerca le voci che crescono senza che tu lo decida, a partire dagli abbonamenti attivi.
Quaderno, Excel o app: quale metodo fa per te?
Scegliere non è capire cosa sia «meglio» in assoluto: è capire cosa regge il tuo modo di vivere i soldi. Ecco un test semplice.
Il Test delle 6 settimane di Martia
Il Test delle 6 settimane di Martia è un modo semplice per capire se il tracciamento a mano fa per te. La regola: se non hai tenuto aggiornato il quaderno o il foglio per sei settimane di fila, senza saltarne una, l'inserimento a mano non è il tuo metodo. Non perché tu sia pigro: perché un bilancio manuale chiede un'abitudine più difficile da mantenere del risparmio stesso.
Il quaderno fa per te se…
Fai pochi acquisti, paghi spesso in contanti e vuoi che scrivere ti faccia pensare. È anche il modo migliore per i primi due mesi, se non hai mai seguito le tue spese.
Excel fa per te se…
Hai un solo conto, ti piace costruire i tuoi modelli e vuoi report su misura: confronti anno su anno, previsioni, scenari «e se». Se usi già un metodo come la regola 50/30/20, il foglio è il posto naturale per verificarlo. Se del foglio ti piace soprattutto il metodo, dare un compito a ogni euro prima di spenderlo, quello è il budget a base zero reso famoso da YNAB: le alternative a YNAB in Italia spiegano come applicarlo con le banche italiane.
Un'app collegata fa per te se…
Hai più conti in banche diverse, hai già provato a mano e hai mollato, paghi quasi tutto con carta e addebiti, e ti serve la risposta a «quanto ho speso di spesa alimentare questo mese?» più delle analisi avanzate.
Due metodi insieme, se vuoi il quadro completo
Spesso funziona meglio una combinazione: l'app per il giorno per giorno, la penna solo per i contanti, il foglio per l'analisi del trimestre. Martia non esporta file, quindi il ponte è una domanda: a fine trimestre le chiedi i totali per categoria e li copi nel foglio. Una decina di numeri invece di centinaia di righe. Per leggere quei totali con occhio critico c'è la guida all'analisi delle spese personali.
Fondatore di Martia
Dal fondatore
Ho tenuto il bilancio in Excel due volte. La prima l'ho lasciato dopo tre settimane, la seconda dopo cinque. Non per mancanza di motivazione: per mancanza di pazienza con 247 movimenti al mese, da quattro conti in tre banche. Per questo ho costruito Martia: perché tenere traccia delle spese chieda decisioni, non disciplina.
Raccomandazione rapida
- Se paghi quasi tutto con carta e addebiti: Un'app collegata al conto — i movimenti arrivano da soli; con Martia li leggi facendo domande in italiano.
- Se hai un solo conto e ami le formule: Excel o Google Sheets — cinque colonne, SOMMA.SE e una sessione fissa la domenica.
- Se paghi spesso in contanti: Il quaderno, almeno per i contanti — nessun estratto conto e nessuna app li vede.
- Per non mollare: Il Reset della domenica — quattro passi, sempre gli stessi, e una sola domanda alla fine.
Chiedi a Martia dove vanno i tuoi soldi
Colleghi il conto in sola lettura, poi chiedi a Martia dove sono finiti i soldi del mese. Le categorie le mette lei, tu leggi e decidi, senza aprire un foglio.
Domande frequenti
Come tenere traccia delle spese mensili?
Scegliendo uno dei tre metodi e dandogli un appuntamento fisso. A mano, su un quaderno o con il kakebo, scrivi ogni spesa quando la fai. Con Excel o Google Sheets scarichi una volta a settimana la lista movimenti dall'home banking, la incolli nel foglio e dai una categoria a ogni riga. Con un'app collegata al conto in sola lettura i movimenti arrivano da soli e ti resta solo da leggerli. In tutti e tre i casi conta la routine più dello strumento: una sessione alla settimana, sempre lo stesso giorno, e una sola domanda alla fine, per esempio quale spesa non ti aspettavi.
Come tenere traccia delle spese con Excel?
Prepara un foglio con cinque colonne: data, voce, importo, categoria e metodo di pagamento. Una volta a settimana scarica dall'home banking la lista movimenti degli ultimi sette giorni, di solito in formato CSV o Excel, incollala nel foglio e dai una categoria a ogni riga partendo dalla sigla: PAGAMENTO POS è un acquisto con carta, ADDEBITO SDD un addebito ricorrente, BONIFICO un trasferimento. Aggiungi a mano i contanti, che sull'estratto conto non compaiono. Per i totali per categoria usa SOMMA.SE, per esempio =SOMMA.SE(D:D;"Spesa alimentare";C:C). Lo stesso schema funziona su Google Sheets e su LibreOffice Calc.
Posso importare i movimenti della banca in Excel?
Sì, l'home banking di molte banche permette di scaricare la lista movimenti in un file da aprire in Excel. Il lavoro però non finisce lì. Ogni banca usa colonne e formati diversi, e le descrizioni arrivano come le scrive la banca: PAGAMENTO POS con data, città ed esercente troncato, ADDEBITO SDD con il numero di mandato, BONIFICO con la causale. Ogni riga va ancora decifrata e messa in categoria a mano, e se i conti sono più di uno il lavoro si ripete per ogni banca. Se aprendo il file vedi caratteri strani al posto delle lettere accentate, salvalo di nuovo in UTF-8.
Qual è il modo più semplice per tenere traccia delle spese?
Quello che chiede meno lavoro ripetuto, perché un sistema di tracciamento serve solo finché è aggiornato. Se paghi quasi tutto con carta e bonifico, un'app collegata al conto in sola lettura è il più semplice: i movimenti arrivano da soli e ti resta una lettura di una decina di minuti alla settimana. Se hai un solo conto e pochi movimenti, un foglio aggiornato la domenica regge bene. Se paghi spesso in contanti, la penna resta necessaria per quella parte, qualunque metodo usi per il resto. Il criterio pratico è il Test delle 6 settimane: se un metodo non ha retto sei settimane di fila, cambialo.
Come tenere traccia dei contanti e di Satispay?
A parte, perché nessun estratto conto e nessuna app collegata li vede nel dettaglio. Dei contanti l'estratto conto mostra solo il PRELIEVO BANCOMAT, non dove sono finiti; di Satispay mostra la ricarica dal tuo IBAN, non il bar o il fruttivendolo dove l'hai spesa. Le soluzioni pratiche sono due: segnare solo i contanti su un quaderno o in una nota del telefono, oppure usare la carta anche per le piccole spese, così finiscono sull'estratto conto. In Italia i contanti pesano ancora: secondo la Banca d'Italia, nel 2024 sono stati usati nel 61% dei pagamenti nei negozi.
Con Martia posso inserire le spese a mano?
No. Martia non ha l'inserimento manuale: legge solo i movimenti dei conti che colleghi tramite l'open banking, in sola lettura, li mette in categoria e risponde alle tue domande in italiano. Quindi i pagamenti in contanti e il dettaglio delle spese fatte con il saldo Satispay restano fuori. Se una parte importante delle tue spese passa da lì, tienila su un quaderno o in un foglio accanto all'app, oppure sposta le piccole spese sulla carta. Per tutto il resto, dalle bollette con addebito diretto agli acquisti con carta, non serve scrivere nulla.
Martia esporta i dati in Excel?
No. Martia non esporta file CSV o Excel. Se vuoi continuare a usare il tuo foglio per l'analisi di lungo periodo, a fine mese o a fine trimestre chiedi a Martia in chat i totali per categoria e li copi nel foglio: una decina di numeri invece di centinaia di righe. Martia raccoglie e mette in categoria i movimenti, il foglio resta il posto dove fai i tuoi confronti anno su anno, le previsioni e i grafici fatti come vuoi tu.
Un'app per tenere traccia delle spese collegata al conto è sicura?
Un'app che usa l'open banking si collega alla banca secondo la direttiva europea PSD2 (UE 2015/2366). Non dai la password della banca all'app: accedi sul sito o nell'app della tua banca e autorizzi la sola lettura dei movimenti. Martia usa Enable Banking, un fornitore di open banking regolamentato, legge i dati e non può disporre bonifici né spostare denaro. L'accesso va riconfermato con la banca al massimo ogni 180 giorni (Regolamento delegato (UE) 2022/2360), e alcune banche lo chiedono prima. Anche il foglio Excel ha un rischio: è un file non cifrato, facile da condividere per sbaglio.
Fonti
- Banca d'Italia (2025), Approfondimento n. 68 sugli strumenti di pagamento in Italia, sui dati dell'indagine SPACE 2024 della Banca centrale europea: uso del contante nei negozi per numero (61%) e per valore (49%), 33% dei consumatori per cui il contante dà un quadro chiaro delle spese.
- Osservatorio Innovative Payments, Politecnico di Milano, Pagamenti digitali in Italia: nel 2025 il 45% dei consumi pagato con strumenti elettronici e il 38% in contanti.
- ContiCarte, Come leggere un estratto conto: le sigle dei movimenti.
- Direttiva (UE) 2015/2366 sui servizi di pagamento (PSD2), eur-lex.europa.eu
- Regolamento delegato (UE) 2022/2360, art. 10 bis: riconferma dell'accesso ai conti al massimo ogni 180 giorni, eur-lex.europa.eu